Organisation et classement des papiers de famille

L’année passée, j’ai suivi la formation en ligne « Organiser les archives familiales », proposée par le Conseil International des Archives (ICA). La page de présentation explique que ce « cours explore la manière de s’occuper des archives familiales, couvre ce qu’elles sont, et explique comment les organiser, les répertorier et les conditionner afin qu’elles soient correctement conservées ». Cette formation tombait à point nommé, puisque j’avais récupéré en 2019 l’ensemble des papiers de famille de mon papa adoptif et de sa famille, suite à son décès. J’ai donc entrepris ce vaste chantier sur l’ensemble de mes archives familiales. Cet article est pour moi l’occasion de formaliser ma manière de faire et de vous partager mon retour d’expérience.

Pourquoi conserver ses papiers de famille ?

Cette question peut sembler saugrenue sur un blog de généalogie. Pourtant, c’est en essayant d’y répondre que j’ai pu mieux cerner mes attentes et surtout ma doctrine personnelle pour le tri et le classement de mes papiers de famille.

Partons dans un premier temps sur la définition même des archives familiales. L’ICA nous donne une définition pratique qui cerne bien le sujet : ce sont les « documents familiaux qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée parce qu’ils ont une valeur permanente comme évidence de l’histoire de famille« . La formation « Organiser les archives familiales » précise ensuite que ces « archives familiales doivent fournir des preuves pour raconter ou reconstruire l’histoire de la famille« . Cette dernière phrase qui semble anodine a été particulièrement éclairante pour moi lorsque j’ai entamé le tri des papiers que je devais garder.

Tri et inventaire de l’existant

Le tri est un moment délicat, surtout lorsqu’il faut décider des papiers à ne pas conserver. Qu’il est difficile d’imaginer jeter des archives familiales, surtout quand on sait que de nombreux papiers de familles ont disparus de manière fortuite ou volontaire… Personnellement, je suis de ceux qui ont beaucoup de mal à jeter. Pourtant, à force de s’entasser, la masse de documents devient énorme et difficilement valorisable ou exploitable. Il est donc nécessaire de définir quelques règles pour savoir quoi garder.

Une des principales difficultés dans le tri se trouve dans les liens affectifs que l’on a avec la personne à qui appartenaient les documents. Lorsque j’ai commencé le tri des papiers de mon père adoptif décédé quelques mois plus tôt, je voulais tout garder : tous les reçus bancaires, les relevés de compte, les bulletins de salaire, les photos… Bien évidemment, dans ce flot de documents, certains valent plus que d’autres. Finalement, j’ai rapidement laissé tomber pour reprendre le travail plus d’un an et demi après sa disparition.

Ma doctrine de tri et de conservation des documents

Les archives familiales doivent fournir des preuves pour raconter ou reconstruire l’histoire de la famille. Voilà le fil conducteur pour le tri des papiers de famille. Le terme de « preuves » correspond à ce que nous nommons « sources ». Bien évidemment, ces preuves nous apportent des informations sur des faits, des évènements ou des éléments matériels de la vie de nos ancêtres : parcours scolaire et professionnel, engagements personnels, propriétés mobilières et immobilières… Mais n’oublions pas non plus que ces preuves peuvent nous renseigner sur des éléments moins factuels qui peuvent nous renseigner sur les liens affectifs entre les personnes d’une même famille, le caractère, les qualités et les défauts… Cela signifie donc que les dessins, les cartes d’anniversaire, les bricolages confectionnés pour les fêtes des mères et des pères ou encore les « petits mots » et lettres ont toute leur place dans les archives familiales.

Finalement, le choix que j’ai opéré s’est effectué à partir de trois questions que je me suis posées à chaque document ou collection de documents :

1. Ce document permet-il d’apporter une information et/ou une preuve sur l’histoire de la famille ou de la personne concernée ? Cette information est-elle inédite ou nouvelle ?
2. Ce document apporte-t-il un éclairage sur le contexte historique, culturel ou socio-économique permettant de comprendre l’histoire familiale ?
3. Pour les collections de documents similaires, est-ce qu’un échantillon peut suffire pour répondre au deux questions précédentes ? Si oui, quelle est la taille de l’échantillon minimum ?

Enfin, je rajouterais quand même une dernière question plus subjective : est-ce que ce document (ou cet objet) constitue un souvenir ou suscite une émotion particulière envers la personne concernée ?

Quelques exemples…

Pour comprendre ma façon de faire, voici quelques exemples. Attention, mes choix ne sont pas forcément vos choix et ces exemples sont proposés pour vous exposer comment j’ai pu opérer.

Les bulletins de salaire

Parmi les papiers à trier, il y avait tous des bulletins de salaire de mon papa adoptif. Bien évidemment, il aurait été dommage de tout jeter car ces bulletins de salaire apportent une information et une preuve pour raconter son parcours professionnel. La question1 a trouvé sa réponse. Pour la question 3, on peut raisonnablement se poser la question de tout conserver. Finalement, j’ai fait le choix de ne conserver que les bulletins des mois de janvier et de décembre de chaque année, ce qui me permet d’avoir une idée sur le montant annuel de son salaire et de voir les évolutions et augmentations qui se faisaient chaque année en janvier dans son entreprise.

Les documents des impôts

Pour les documents fiscaux comme la taxe foncière et la taxe d’habitation, j’ai aussi fait le choix de ne pas tout conserver. Effectivement, ces documents apportent un éclairage sur les propriétés foncières et sur la ou les résidences des individus concernés. Pourtant, sur des durées longues, ils peuvent représenter des volumes conséquents. Mon choix a donc consisté à conserver un échantillon de documents en veillant à ne garder que ceux qui peuvent montrer soit un changement substantiel dans les biens de la personne, soit un changement dans la forme du document (n’oublions que ces documents sont aussi des témoins de la vie des changements administratifs et de l’évolution des pratiques). J’ai néanmoins fait un relevé des montants payés annuellement dans un tableau pour conserver l’information. J’ai fait de même pour les factures d’assurance habitation et automobiles.

Les reçus de carte bancaire

Dernier exemple : les reçus de carte bancaire. Mes parents les conservaient tous depuis la fin des années 1980. Objectivement, ces papiers n’apportent pas vraiment d’informations sur la vie de mes parents, à part pour avoir une idée sur le montant de leurs dépenses mensuelles ou annuelles. Pour cela, je possède d’autres sources plus précises qui peuvent me donner ces informations (sélection de relevés bancaires, journal de comptes…). Par ailleurs, ces documents n’apportent pas non plus d’éclairage historique. J’ai donc fait le choix de tout jeter.

L’inventaire provisoire des papiers de famille

Avant de classer de manière définitive mes papiers de famille, je dois d’abord réaliser un inventaire de tout ce que j’ai et conservé. Pour ma part, les papiers étaient classés en différents lieux et sous différentes formes : dans des pochettes, dans des classeurs, dans des boites en bois, en carton ou en métal ou encore dans des boites à chaussures.

Dans un premier temps, j’ai fait l’inventaire de tout ce que j’avais en conservant, de manière provisoire, l’état de rangement actuel. Ce travail long et fastidieux est nécessaire pour ensuite classer efficacement ses papiers de famille. J’ai compilé les informations dans un tableur excel, cet outil me permettant de pouvoir faire un tri simple dans les informations et les données. Ainsi, boite après boite, classeur après classeur, j’ai rempli consciencieusement chaque ligne de mon tableur avec les informations relatives à chaque document en ma possession, en notant les éléments suivants :

• descriptif de la pièce inventoriée
• individu ou famille auquel il est rattaché
• l’année ou la période
• le type de document
• la catégorie de document (correspondant au cadre de classement présenté plus bas)

Ce travail, bien que long et répétitif, m’a permis de remettre la main sur des documents oubliés et de me rendre compte, finalement, de la richesse des papiers de famille en ma possession.

Mon cadre de classement

Le difficile choix du cadre de classement

J’aurais pu choisir d’établir un cadre de classement simple, en incorporant dans un dossier par famille ou individu l’ensemble des papiers de famille. Cette façon de procéder semble convenir pour un ancêtre éloigné pour lequel je n’ai que deux ou trois documents. Pour mes parents et moi-même, c’est une tout autre histoire…

Dans son article, Ariane DUCROT précise que le classement général s’effectue en différenciant les papiers personnels propres à l’individu, ceux qui concernent ses biens, et ceux qui concernent ses fonctions.

L’ouvrage de Myriam Provence propose un cadre de classement dont je me suis inspiré, avec quelques ajustements pour coller à mes propres archives. C’est d’ailleurs ce que signale Ariane Ducrot en reprenant les termes du Manuel d’archivistique : « Le classement est imposé par la nature des documents eux-mêmes, car en fait aucun classement ne peut être établi a priori, et l’archiviste doit se laisser guider par le fonds ». C’est pour cela qu’il est nécessaire d’effectuer l’inventaire de ses papiers de famille avant de définir son cadre de classement.

Le cadre de classement choisi

Pour ma part, je suis parti sur une base de classement par individu. Pour chacun, les différents documents à ma disposition sont classés selon trois items :

• A – Les papiers personnels et papiers de famille
• B – Les documents concernant les biens, les affaires et les fonctions professionnelles et personnelles,
• C – Les documents concernant les fonctions (fonctions électives, bénévolat, associations…)
• D – Les documents autres, pièces isolées, mélangées ou inclassables en A, B ou C. J’y intègre notamment des documents de travail généalogique que je ne peux classer dans d’autres items, des collections de documents figurés…

Chaque item est ensuite subdivisé selon le même cadre, quel que soit l’individu. De cette façon, le mode de classement sera toujours similaire. Par exemple, le sous-dossier A.6 correspondra toujours aux papiers militaires. Cela facilite le classement, mais aussi la recherche une fois que l’on connait ce cadre de classement.

En m’inspirant des inventaires d’archives privées classées en série J dans les archives départementales, j’ai ajouté à ma notice une description de chaque dossier individuel avec une biographie sommaire, puis l’état descriptif des types de fonds.

Et mes archives personnelles ?

Concernant mes propres papiers (documents scolaires, professionnels, impôts, factures…), j’ai repensé mon rangement de manière à ce qu’il coïncide avec le cadre de mes archives personnelles. Je ne conserve à portée de main que les documents récents et qu’ils me sont utiles au quotidien. Je réaliserai ensuite, régulièrement, tous les ans ou tous les deux ans, un versement dans mes propres archives. Ainsi, les archives me concernant constituent des fonds ouverts, dont l’inventaire sera mis à jour à chaque versement !

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Bibliographie et documents utiles

En plus de la formation proposée par l’ICA, je vous propose d’autres ressources qui vous permettront de mieux appréhender la gestion des archives familiales et dont certaines m’ont aidé de bon conseil :

• ARCHIVES D’INDRE-ET-LOIRE. Laisser à la postérité… Trier et conserver ses papiers personnels [En ligne]. [s.l.] : [s.n.], 2015. Disponible sur : < https://archives.touraine.fr/document/trier-et-conserver-ses-papiers-personnels > (consulté le 3 octobre 2021)
• DUCROT Ariane. « Le classement des archives de personnes et de familles ». Gazette des archives [En ligne]. 1998. Vol. 182, n°1, p. 208‑223. Disponible sur : < https://doi.org/10.3406/gazar.1998.3536 >
• DE MORANT Guillaume. « Quels documents conserver ». Numéro spécial de la Revue française de généalogie « Comment transmettre votre généalogie ». 2018. p. 70‑72.
• DE MORANT Guillaume. « Trier et classer ses papiers de famille ». Revue française de généalogie. août-septembre 2021. n°255, p. 54‑55.
• PROVENCE Myriam. Conserver et classer ses papiers de famille. Paris : Archives & culture, 2015. 79 p.(Guides de généalogie). ISBN : 978-2-35077-265-3.